Rematrícula escolar: como um sistema de gestão pode facilitar esse processo
Educabiz
A rematrícula é um dos momentos mais importantes do calendário de uma escola.
Para a família, é a decisão de continuar a jornada da criança naquela escola.
Para a gestão, é um processo que envolve muito mais do que perguntar se a família pretende permanecer no próximo ano.
É preciso organizar informações, atualizar cadastros, preparar documentos, enviar contratos, acompanhar assinaturas e, em alguns casos, realizar cobranças.
Quando tudo isso é feito manualmente, a rematrícula pode se transformar em uma sequência de tarefas espalhadas entre planilhas, documentos, e-mails e mensagens.
Um sistema de gestão escolar pode ajudar a organizar esse processo e tornar o acompanhamento mais simples.
O que envolve uma rematrícula?
Antes de pensar na tecnologia, vale olhar para o processo.
Uma rematrícula pode envolver:
identificar as famílias que continuarão na escola;
confirmar ou atualizar informações;
preparar documentos;
gerar contratos;
enviar os contratos;
coletar assinaturas;
realizar eventuais cobranças;
acompanhar quem concluiu o processo;
identificar o que ainda está pendente.
São várias etapas para um mesmo objetivo.
Por isso, ter um processo organizado pode fazer uma grande diferença para a equipe.
Como um sistema de gestão escolar pode facilitar a rematrícula?
Um sistema pode ajudar a reunir essas etapas em um fluxo mais organizado.
1. Organização das famílias
A rematrícula começa pela informação.
A escola precisa saber quais famílias estão no processo de renovação e ter acesso aos dados necessários para dar continuidade ao atendimento.
Com as informações organizadas no sistema, fica mais fácil consultar os dados dos alunos e responsáveis e acompanhar o processo.
Também pode ser uma oportunidade para a família atualizar informações que mudaram ao longo do ano.
2. Atualização dos dados
Telefone, endereço, e-mail, informações de responsáveis e outros dados podem mudar durante o ano.
A rematrícula pode ser uma oportunidade para a escola confirmar essas informações antes de iniciar um novo ciclo.
Ter esse processo digitalizado ajuda a reduzir a dependência de fichas e documentos físicos.
E também evita que a escola comece um novo ano letivo com informações desatualizadas.
3. Geração dos documentos
A rematrícula normalmente envolve documentos que precisam ser preparados e enviados para as famílias.
Quando esse processo é feito individualmente, a equipe pode precisar repetir as mesmas tarefas diversas vezes.
Um sistema de gestão escolar pode ajudar a estruturar a geração e organização desses documentos.
Isso permite que a equipe dedique mais atenção ao acompanhamento das famílias e menos tempo à organização manual de arquivos.
4. Contrato e assinatura eletrônica
Outro momento importante é a assinatura do contrato.
Tradicionalmente, esse processo pode envolver:
imprimir o contrato;
entregar à família;
aguardar a assinatura;
receber o documento de volta;
conferir;
armazenar.
Com a assinatura eletrônica, esse processo pode acontecer de forma digital.
A escola envia o documento e a família pode realizar a assinatura sem precisar imprimir e devolver fisicamente.
Além da praticidade, isso reduz a circulação de papel e facilita o acompanhamento do processo.
5. Cobrança da rematrícula
Dependendo da política da escola, a rematrícula pode envolver uma cobrança.
Nesse caso, é interessante que essa etapa também esteja integrada ao processo de gestão.
Em vez de tratar contrato e financeiro como processos completamente separados, a escola pode organizar as duas etapas dentro do mesmo ambiente.
A gestão consegue acompanhar não apenas quem recebeu o contrato, mas também as etapas financeiras relacionadas à rematrícula.
Leia também: [Como um sistema de gestão escolar pode facilitar as cobranças da escola]
6. Acompanhar quem já concluiu a rematrícula
Essa talvez seja uma das partes mais importantes para a gestão.
Durante o período de rematrícula, a pergunta se repete:
Quem já concluiu?
E logo surgem outras:
Quem ainda não assinou?
Quem ainda não atualizou os dados?
Quem ainda precisa realizar o pagamento?
Quais famílias precisam de um novo contato?
Um sistema de gestão escolar pode ajudar a transformar essas perguntas em informações que a gestão consegue acompanhar.
Isso dá mais visibilidade ao processo e ajuda a equipe a saber onde concentrar sua atenção.
Rematrícula não é apenas um processo administrativo
Existe uma outra dimensão da rematrícula que não deveria ser esquecida.
A família não está apenas decidindo se vai assinar um contrato para o próximo ano.
Ela está avaliando a experiência que teve ao longo do ano.
Como foi a comunicação?
Como a escola acompanhou a criança?
Como a família se sentiu acolhida?
Como foi a relação com os professores?
Quais experiências a criança viveu?
Por isso, a rematrícula também é um momento para a escola mostrar o valor do trabalho que realiza.
A comunicação pode fazer parte da rematrícula
Uma comunicação de rematrícula não precisa ser apenas:
"As rematrículas estão abertas."
A escola pode aproveitar esse momento para relembrar a trajetória da criança durante o ano.
Projetos realizados.
Momentos especiais.
Aprendizagens.
Conquistas.
Experiências.
Participação da família.
Tudo isso ajuda a tornar visível um trabalho que muitas vezes acontece todos os dias, mas que nem sempre é percebido em sua totalidade.
A tecnologia pode facilitar o processo.
Mas é a relação construída ao longo do ano que dá significado à rematrícula.
Como organizar uma rematrícula mais simples?
Uma boa forma de começar é dividir o processo em etapas.
Etapa 1 Preparação
definir período de rematrícula;
revisar valores e condições;
atualizar documentos;
organizar contratos;
conferir cadastros.
Etapa 2 Comunicação
informar as famílias;
apresentar prazos;
explicar as etapas;
disponibilizar orientações.
Etapa 3 Formalização
atualizar dados;
gerar documentos;
enviar contrato;
coletar assinatura.
Etapa 4 Financeiro
realizar cobrança, quando aplicável;
acompanhar pagamentos;
identificar pendências.
Etapa 5 Acompanhamento
verificar quem concluiu;
identificar pendências;
entrar em contato com as famílias que ainda precisam finalizar o processo.
Um sistema de gestão escolar pode ajudar a organizar todas essas etapas.
O que avaliar em um sistema para rematrícula?
Se sua escola está procurando uma solução para facilitar a rematrícula, alguns recursos podem fazer diferença.
Gestão das famílias
É possível consultar e atualizar os dados dos alunos e responsáveis?
Documentos
O sistema permite gerar e organizar documentos?
Contratos
É possível enviar contratos digitalmente?
Assinatura eletrônica
A família consegue assinar sem precisar imprimir?
Cobrança
É possível organizar cobranças relacionadas à rematrícula?
Acompanhamento
A gestão consegue identificar quem já concluiu e quem ainda possui alguma pendência?
Quanto mais etapas estiverem organizadas em um mesmo ambiente, menos necessidade a equipe terá de conectar informações manualmente.
Como a Educabiz pode ajudar na rematrícula?
A Educabiz foi pensada para apoiar a gestão das escolas de Educação Infantil também nos processos que acontecem antes do início de um novo ano letivo.
Na rematrícula, a escola pode utilizar recursos relacionados a:
cadastro de alunos e famílias;
atualização de informações;
geração de documentos;
contratos;
assinatura eletrônica;
cobranças;
acompanhamento financeiro.
A ideia é ajudar a escola a organizar o processo de ponta a ponta, mantendo a experiência mais simples para a equipe e para as famílias.
Quer conhecer a Educabiz na prática?
Se a sua escola está se preparando para a rematrícula e quer entender como a tecnologia pode facilitar esse processo, vale conhecer a Educabiz.
Nossa equipe pode mostrar como funcionam os recursos de gestão, documentos, contratos, assinatura eletrônica e financeiro e conversar sobre o processo da sua escola.
Sem compromisso.
Conclusão
A rematrícula pode parecer um único processo, mas envolve várias etapas: famílias, informações, documentos, contratos, assinaturas e financeiro.
Quando cada etapa é controlada separadamente, acompanhar tudo pode exigir bastante trabalho da equipe.
Um sistema de gestão escolar ajuda a reunir essas informações e organizar o processo, dando à gestão mais visibilidade sobre o que já foi concluído e o que ainda precisa de atenção.
Mas existe algo ainda mais importante: a tecnologia facilita a rematrícula, mas o relacionamento é o que faz a família querer continuar.
Por isso, uma boa estratégia de rematrícula combina as duas coisas: um processo organizado e uma comunicação que mostra o valor da experiência que a escola oferece.